KI-Automatisierung für Handwerk und kleine Betriebe
Abläufe, die im Hintergrund laufen. Nicht abends am Küchentisch.
Die Programme, die du schon nutzt, erledigen wiederkehrende Aufgaben künftig selbst: Anfragen, Angebote, Rechnungen, Termine, Ablage. Mit Freigabe an den Stellen, an denen du entscheiden willst. Eingerichtet, gehostet und betreut aus Geretsried.
- Gmail
- Outlook
- Google Kalender
- Google Drive
- Google Tabellen
- Telegram
- Notion
Wo die Automatisierung in deinem System sitzt
Die Automatisierung ist der Motor der Strecke. Sie bereitet alles vor, was zwischen der Anfrage und dem bezahlten Auftrag passiert. Entschieden wird an zwei Stellen, und die bleiben deine.
Den ersten Schritt, die Website, die die Anfrage überhaupt erzeugt, baue ich auch. Wenn du sie schon hast, hängen wir den Ablauf an deine bestehende Seite.
Webdesign ansehenSechs Stellen, an denen dir jede Woche Zeit verloren geht
Keine Zukunftsvision. Das sind die Abläufe, die ich für meinen eigenen Betrieb gebaut habe und mit Testdaten vorführe, bevor etwas kostet. Jeder einzelne läuft ohne dich, bis eine Entscheidung ansteht.
- 01
Anfragen werden erfasst, sortiert und bestätigt
Eine Anfrage aus Website, Formular oder Postfach wird gelesen, nach Dringlichkeit eingeordnet und mit einem Antwortentwurf versehen. Der Kunde bekommt sofort eine Eingangsbestätigung in deinem Namen. Du siehst auf einer Liste, wer einen Rückruf braucht.
Kein Kunde wartet bis Montag. Du entscheidest, wann du antwortest.
- 02
Angebote werden nachgefasst
Offene Angebote werden erkannt, nach festen Regeln nachgefasst und bei Antwort an dich übergeben. Fristen und Wortlaut legen wir vorher fest.
Kein Angebot verstaubt, ohne dass jemand fragt.
- 03
Rechnungsentwürfe entstehen nach dem Auftrag
Ist ein Termin oder Auftrag abgeschlossen, liegt der Rechnungsentwurf bereit. Du gibst frei, dann geht er raus. Vorher nicht.
Rechnungen am Tag des Auftrags statt am Sonntagabend.
- 04
Termine werden bestätigt und erinnert
Bestätigung sofort, Erinnerung am Vortag und kurz vorher. Wer absagt, gibt den Termin frei, bevor du losfährst.
Weniger geplatzte Termine, keine Anfahrt umsonst.
- 05
Belege und Dokumente legen sich selbst ab
Eingehende Belege werden erkannt, sauber benannt und im richtigen Ordner abgelegt. Am Ende prüfst du eine Liste, der Rest ist erledigt.
Kein Downloads-Ordner mehr, in dem alles liegt.
- 06
Nach dem Auftrag wird um eine Bewertung gebeten
Nach dem erfassten Abschluss geht eine Bewertungsbitte raus, nach einigen Tagen eine Erinnerung. Ob der Kunde bewertet, entscheidet er.
Das Google-Profil wächst mit jedem Auftrag.
Dein Ablauf ist nicht dabei? Wenn er Regeln hat und regelmäßig vorkommt, lässt er sich meist bauen. Ob es sich lohnt, sage ich dir im Erstgespräch.
Ablauf besprechenVom Gespräch zum laufenden Ablauf in vier Schritten
Wir starten mit dem Ablauf, der dich am meisten Zeit kostet, und machen den Nutzen sichtbar, bevor du weiter investierst.
- 115 Minuten, kostenlos
Erstgespräch
Du erzählst, was bei dir liegen bleibt. Ich sage dir offen, ob sich ein Ablauf lohnt. Wenn nicht, sage ich auch das.
- 260 Minuten, kostenlos
Strategie-Analyse
Wir gehen den Ablauf im Detail durch: wer macht was, mit welchen Programmen, mit welchen Ausnahmen. Danach bekommst du einen schriftlichen Plan mit Festpreis und Datum.
- 37 Tage bis zum ersten Ablauf
Bauen und testen
Ich baue den Ablauf, teste ihn mit Beispieldaten und Grenzfällen und übergebe ihn mit Einweisung und Dokumentation.
- 4monatlich kündbar
Betrieb und Ausbau
Hosting, Überwachung, Fehlermeldungen an mich, kleine Anpassungen. Und wenn du willst, Schritt für Schritt der nächste Ablauf.
Klare Konditionen, bevor du zusagst
Du weißt vor der Beauftragung, was es kostet. Kein Stundenzettel, kein Nachschlag. Die Richtwerte hier ordnen ein, der Festpreis steht schriftlich im Plan.
Ein Ablauf
Ein klar umrissener Ablauf, zum Beispiel der Anfragen-Eingang oder die Bewertungsbitte nach dem Auftrag. Eingerichtet, getestet, übergeben.
- Festpreis und Datum im Angebot
- 30 Tage Geld-zurück auf die Einrichtung
- Einweisung und Dokumentation
Mehrere Abläufe als System
Anfragen, Angebote, Rechnungen, Termine und Ablage greifen ineinander. Den Festpreis bekommst du schriftlich nach der Strategie-Analyse, mit Datum.
- Alle Abläufe aus einer Hand
- Freigabe-Schritte, wo du sie willst
- ein Ansprechpartner vom Gespräch bis zum Betrieb
Betrieb und Betreuung
Hosting auf einem Server in Deutschland, Überwachung, Fehlermeldungen, kleine Anpassungen. Monatlich kündbar, deine Daten nimmst du mit.
- Monatlich kündbar
- Meldung an mich, wenn etwas hängt
- Anpassungen bei kleinen Änderungen inklusive
Alle Preise zuzüglich Umsatzsteuer. Richtwerte, Stand September 2026. Der konkrete Preis steht vor der Beauftragung schriftlich fest.
Deine Daten bleiben, wo du es willst
Automatisierung heißt, dass Kundendaten durch Abläufe fließen. Deshalb gehört das Datenschutz-Setup bei mir zum Projekt und nicht in die Fußnote. Das ist keine Rechtsberatung, sondern die Art, wie ich meine Systeme baue.
Ich werbe nicht mit Siegeln. Ich lege dir die Unterlagen auf den Tisch, auf Wunsch zusammen mit deinem Datenschutzbeauftragten.
- Auftragsverarbeitungsvertrag vor Vertragsschluss
Nach Artikel 28 DSGVO, zusammen mit einer Liste aller Dienste, die im Ablauf stecken. Du bekommst beides, bevor du unterschreibst.
- Verarbeitung in der EU, auf Wunsch eigener Server
Die Abläufe laufen auf einem Server in Deutschland. Wenn du willst, auf deinem eigenen.
- Freigabe, bevor etwas rausgeht
Alles Inhaltliche an deine Kunden, also Angebot, Rechnung, Antwort, gibst du frei. Automatisch gehen nur Bestätigungen und Erinnerungen raus, und die stimmen wir vorher Wort für Wort ab.
- Nur die Zugriffe, die ein Ablauf braucht
Jeder Ablauf bekommt genau die Rechte, die er für seine Aufgabe braucht. Nicht mehr.
- KI-Dienste ohne Training mit deinen Daten
Wo ein KI-Schritt im Ablauf sitzt, nutze ich nur Anbieter, bei denen das Training mit deinen Daten vertraglich ausgeschlossen ist.
Was Betriebe mich vor dem ersten Ablauf fragen
Kosten, Dauer, Datenschutz und was passiert, wenn etwas hängt. Deine Frage ist nicht dabei? Dann stell sie mir im Erstgespräch.
Ein einzelner Ablauf startet bei 500 Euro Einrichtung, die Betreuung bei 79 Euro im Monat. Mehrere Abläufe als System bekommen einen Festpreis nach der kostenlosen Strategie-Analyse. Bringt dir der Ablauf in den ersten 30 Tagen nichts, bekommst du die Einrichtung zurück.
Sieben Tage nach deiner Zusage. Das Datum steht im Angebot, bevor du unterschreibst. Weitere Abläufe kommen danach Schritt für Schritt dazu.
Der Ablauf gehört dir, inklusive Export, Zugängen und Dokumentation. Die Betreuung ist monatlich kündbar. Wenn du gehst, nimmst du deine Daten und den Ablauf mit.
Nein. Die Abläufe laufen auf einem Server in Deutschland, den ich betreue. Wenn du eine eigene Infrastruktur hast oder willst, richte ich es dort ein.
Postfach, Kalender, Tabellen, Ablage, WhatsApp, Telegram, Buchungstools und die meisten Rechnungs- und Kundenprogramme mit Schnittstelle. Ob deins dabei ist, prüfe ich im Erstgespräch, das dauert zwei Minuten.
Sie liest, sortiert und schreibt Entwürfe: eine Anfrage einordnen, einen Antworttext vorbereiten, einen Beleg erkennen. Sie entscheidet nicht und sie verschickt nichts Inhaltliches. Das bleibt bei dir.
Ich bekomme eine Meldung, bevor du es merkst. Kritische Schritte sind so gebaut, dass im Zweifel nichts doppelt oder gar nicht passiert, sondern eine Aufgabe für dich entsteht.
Zuhause ist Geretsried. In der Region komme ich vorbei und schaue mir den Ablauf im Alltag an. Weil Automatisierung ortsunabhängig läuft, betreue ich Betriebe und Selbständige genauso remote, per Video und Bildschirmfreigabe.
Welcher Ablauf kostet dich jede Woche Zeit?
Schreib ihn mir. Du bekommst innerhalb eines Werktags eine ehrliche Einschätzung und einen Terminvorschlag für das kostenlose Erstgespräch. Auch wenn die Einschätzung lautet: lohnt sich bei dir nicht.
Lieber direkt?tim@schroeder-mediaweb.de+49 155 66707377Geretsried bei München, vor Ort oder remote