E-Rechnung ab 2027: Welche Frist für Sie gilt, entscheidet sich in diesem Jahr.

Eine Frage vorweg: Wenn Ihnen morgen ein Lieferant eine E-Rechnung schickt, was passiert damit in Ihrem Betrieb? Nicht eine Rechnung als PDF im Mailanhang, sondern eine E-Rechnung im strukturierten Format, also eine Datei, die Ihr Rechner lesen kann und Ihr Auge erst einmal nicht.

Wenn Sie darauf keine klare Antwort haben, sind Sie in guter Gesellschaft. Und Sie sind nicht spät dran mit dem, worüber gerade alle schreiben. Sie sind spät dran mit etwas anderem.

Seit Wochen häufen sich die Hinweise auf den 1. Januar 2027. Ab dann, so liest man, müssen Handwerksbetriebe E-Rechnungen verschicken. Das stimmt für einen Teil der Betriebe. Für welchen Teil, das entscheidet sich in diesem Jahr, über Ihren Umsatz.

Eine PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung

Hier fangen die meisten Missverständnisse an. Bis Ende 2024 galt jede Rechnung als elektronisch, die elektronisch ausgestellt und empfangen wurde, das einfache PDF im Mailanhang eingeschlossen. Seit dem 1. Januar 2025 ist das anders.

Als E-Rechnung gilt seither nur noch eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, die sich maschinell weiterverarbeiten lässt. Bekannte Formate sind XRechnung und ZUGFeRD. Alles andere, Papier wie einfaches PDF, heißt jetzt sonstige Rechnung.

Das klingt nach Wortklauberei, ist aber der Kern der Umstellung. Nicht der Versandweg zählt, sondern ob die Daten maschinenlesbar in der Rechnung stecken.

Zwei Stichtage, und Ihr Umsatz 2026 entscheidet, welcher gilt

Die Regelung arbeitet mit einer Übergangsfrist. Bis zum 31. Dezember 2026 kann sich jeder Rechnungsaussteller dafür entscheiden, statt einer E-Rechnung eine sonstige Rechnung auszustellen. Danach wird unterschieden.

• Vorjahresumsatz über 800.000 Euro: Die Übergangsfrist endet mit dem 31. Dezember 2026.
• Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro: Sie verlängert sich bis zum Ablauf des Jahres 2027.

Maßgeblich ist der Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers. Für den Stichtag 1. Januar 2027 ist das Vorjahr 2026, also das Jahr, das gerade läuft. Sie können heute schon ziemlich genau sagen, in welcher Gruppe Sie landen. Ein Anruf im Steuerbüro genügt, und die Frage ist für zwölf Monate geklärt.

Der Stichtag, der für Sie gilt, steht nicht im Gesetz. Er steht in Ihren Zahlen für dieses Jahr.

Was gar nicht betroffen ist

Hier wird es für viele Handwerksbetriebe deutlich entspannter, als die Überschriften vermuten lassen. Die Pflicht greift nur zwischen inländischen Unternehmen. Das Bundesfinanzministerium nennt in seinen FAQ mehrere Fälle, in denen weiterhin eine sonstige Rechnung ausgestellt werden kann:

• Rechnungen an Endverbraucher, also der klassische Privatkunde
• Kleinbeträge bis 250 Euro brutto
• Leistungen, die von Kleinunternehmern erbracht werden
• bestimmte Leistungen an Endverbraucher im Zusammenhang mit einem Grundstück

Wer überwiegend für private Auftraggeber arbeitet, für den betrifft die Ausstellungspflicht am Ende nur einen Ausschnitt der Rechnungen: die an Hausverwaltungen, Bauträger, Kollegenbetriebe, Kommunen. Diesen Unterschied macht kaum ein Beitrag, dabei entscheidet er darüber, ob Sie eine neue Software brauchen oder erst einmal nur eine Absprache.

Die Pflicht, die seit anderthalb Jahren läuft

Seit dem 1. Januar 2025 gilt für inländische Unternehmen, dass sie den Empfang einer E-Rechnung sicherstellen. Ausnahmen sind dafür nicht vorgesehen, auch Kleinunternehmer sind mit drin. Die gute Nachricht: Nach Auffassung des Bundesfinanzministeriums genügt dafür bereits ein E-Mail-Postfach.

Die weniger gute Nachricht steckt eine Ebene tiefer, in der Aufbewahrung. Der ZDH hat zwischen dem 12. Januar und dem 27. Februar 2026 unter 1.926 Handwerksbetrieben aus 52 Handwerkskammern gefragt, wie die Umsetzung läuft. Nur rund ein Drittel der befragten Betriebe nutzt für die Archivierung von E-Rechnungen ein GoBD-konformes System. Rund ein Drittel stellt bereits selbst E-Rechnungen aus. Und rund die Hälfte derer, die das noch nicht tun, plant die Einführung erst für das zweite Halbjahr 2027.

Anders gesagt: Der Teil, der längst verpflichtend ist, ist in vielen Betrieben der ungelöste. Der Teil, über den alle reden, kommt erst noch.

Warum ich trotzdem nicht zum Schnellkauf rate

Aus derselben Umfrage hat der ZDH eine deutliche Position abgeleitet: Empfang und Versand laufen nicht reibungslos, viele Betriebe bewerten die E-Rechnung als zusätzliche bürokratische Belastung, und der Verband fordert, die Pflicht vom 1. Januar 2027 auf den 1. Januar 2028 zu verschieben.

Gefordert ist nicht beschlossen, und niemand sollte auf eine Verschiebung wetten. Es zeigt aber, dass der Termin politisch nicht in Stein steht. Wer im Dezember unter Zeitdruck ein Rechnungsprogramm kauft, entscheidet aus der schlechtesten Position heraus. Wer jetzt weiß, in welche Gruppe sein Betrieb fällt, hat entweder fünf oder siebzehn Monate Zeit, in Ruhe zu vergleichen.

Was Sie in zwanzig Minuten klären können

1. Rufen Sie im Steuerbüro an und fragen Sie eine einzige Sache: Liege ich für 2026 über oder unter 800.000 Euro Umsatz? Damit wissen Sie, ob Ihr Stichtag der 1. Januar 2027 oder der 1. Januar 2028 ist.
2. Prüfen Sie, an welche Adresse Rechnungen kommen und wer dort tatsächlich hineinsieht. Der Empfang ist seit Anfang 2025 verpflichtend, ein Postfach genügt dafür.
3. Sortieren Sie Ihre Rechnungen einmal grob nach Empfänger: Privatkunden auf die eine Seite, Unternehmen und öffentliche Auftraggeber auf die andere. Nur die zweite Seite ist überhaupt betroffen.
4. Fragen Sie bei Ihrem bestehenden Programm nach, ob es XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen kann. Oft ist die Funktion längst vorhanden und nur nicht eingeschaltet.
5. Klären Sie die Aufbewahrung. Eine E-Rechnung im Posteingang liegen zu lassen ist keine Archivierung. Diese Frage gehört ins Steuerbüro, nicht in den Softwarevertrieb.

Mein ehrliches Fazit

Für die meisten Betriebe mit fünf bis dreißig Mitarbeitern ist die E-Rechnung kein Grund zur Aufregung, aber ein Grund für zwei Telefonate. Eines im Steuerbüro wegen der Umsatzgrenze, eines beim Softwareanbieter wegen der Formate. Danach wissen Sie, ob Sie in diesem Jahr handeln oder ob Sie ein Jahr länger Zeit haben.

Rechnungsprogramme verkaufe ich nicht, und ich werde Ihnen auch keines empfehlen. Was mir an dem Thema auffällt, ist etwas anderes. Fast jeder Betrieb, mit dem ich spreche, bekommt den Rechnungsteil am Ende geregelt, weil eine Frist ihn dazu zwingt. Was liegen bleibt, sind die Abläufe davor: die Anfrage, die zwei Tage unbeantwortet im Postfach steht, und die Bewertung, um die nie jemand bittet. Dafür gibt es keine Frist. Deshalb bleiben sie liegen, und deshalb sind sie am Ende der teurere Teil.

Dieser Beitrag ist eine praktische Einordnung nach bestem Wissen und ausdrücklich keine Rechtsberatung. Für Ihren Betrieb sind Ihr Steuerberater und Ihre Handwerkskammer die richtigen Ansprechpartner. Grundlage sind die FAQ des Bundesfinanzministeriums zur E-Rechnung und die ZDH-Umfrage zur E-Rechnung, veröffentlicht am 18. Mai 2026. Stand: 3. August 2026.